T.C.
BURSA Ä°LÄ°
MUSTAFAKEMALPAÅžA BELEDÄ°YE BAÅžKANLIÄžI
Özel Kalem MüdürlüÄŸü
GÖREV, YETKÄ° ve ÇALIÅžMA YÖNETMELİĞİ
BÄ°RÄ°NCÄ° BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 - Bu yönetmeliÄŸin amacı, Özel Kalem MüdürlüÄŸünün kuruluÅŸ, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 - Bu Yönetmelik, Özel Kalem MüdürlüÄŸündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar
Dayanak
MADDE 3 - Özel Kalem MüdürlüÄŸü, MustafakemalpaÅŸa Belediye Meclisinin 06/06/2014 tarih ve 113 Sayılı kararı ile yeniden yapılandırıldığından, 5393 sayılı Belediye Kanunun 18. Maddesinin (m) bendi gereÄŸi hazırlanmıştır
Tanımlar
MADDE 4 - Bu Yönetmelikte geçen;
a) Belediye: MustafakemalpaÅŸa Belediyesi´ni,
b) BüyükÅŸehir: Bursa BüyükÅŸehir Belediyesini,
c) Encümen: MustafakemalpaÅŸa Belediye Encümenini,
d) Meclis: MustafakemalpaÅŸa Belediye Meclisini,
e) Müdürlük: Özel Kalem MüdürlüÄŸünü
Ä°fade eder.
Ä°KÄ°NCÄ° BÖLÜM
Personel, Teşkilat ve Bağlılık
Personel ve TeÅŸkilat
MADDE 5
(1) MüdürlüÄŸün Personel yapısı aÅŸağıdaki gibidir.
a) Müdür
b)Başkan Asistanı
c)Koordinatör
d) Memurlar
e) Koruma ve ÅŸoförler
f) Hizmetli Personel
g) Santral
Bağlılık
MADDE 6 - Özel Kalem MüdürlüÄŸü, Belediye BaÅŸkanına direk baÄŸlıdır. BaÅŸkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceÄŸi kiÅŸi eliyle yürütür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
MüdürlüÄŸün görevleri
MADDE 7
(a) BaÅŸkanın günlük programlarını yapmak.
(b) BaÅŸkana intikal eden sözlü ya da yazılı talepleri, günlük olarak takip etmek.
(c) BaÅŸkanın tüm iletiÅŸim ve haberleÅŸmesini saÄŸlamak.
(ç) BaÅŸkanın özel resmi yazışmalarını, müdürlüÄŸün tüm yazışmalarının takip edilmesini ve sonuçlandırılmasını saÄŸlamak.
(d) BaÅŸkana gelen mektup ve dilekçeleri deÄŸerlendirip ilgili birimlere sevk edip, BaÅŸkanın görmesi gerekenleri üst yazıyla konu özetleyerek BaÅŸkanın bilgisine sunmak.
(e) Temsil ve ağırlama hizmetlerini yapmak.
Müdürlük yetkisi
MADDE 8 - Özel Kalem MüdürlüÄŸü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye BaÅŸkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
MüdürlüÄŸün sorumluluÄŸu
MADDE 9 - Özel Kalem MüdürlüÄŸü, Belediye BaÅŸkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
Müdürün görev, yetki ve sorumluluÄŸu
MADDE 10
(a) Müdürlükteki tüm iÅŸ ve iÅŸlemlerden Belediye BaÅŸkanına karşı sorumludur.
(b) Randevu taleplerini ve davetiyeleri deÄŸerlendirerek günlük programları ve toplantıları yapar.
(c) MüdürlüÄŸün yönetiminde tam yetkili kiÅŸidir. MüdürlüÄŸün her türlü çalışmalarını düzenler.
(ç) Özel Kalem MüdürlüÄŸünün her çeÅŸit ve türdeki harcama kararlarını almak, Müdürlük personelinin 1. Sicil ve Disiplin amiridir.
(d) Özel Kalem MüdürlüÄŸü ile diÄŸer Müdürlükler arasında koordinasyonu saÄŸlar.
(e) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
(f) Belediye BaÅŸkanının verdiÄŸi sözlü ve yazılı talimatları eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, mahiyetindeki memurlarını yetiÅŸtirmekten, hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.
(g) Müdürlük personeline yasalarda belirtilen ödül ve ceza verme yetkisine sahiptir.
(ÄŸ) Personelin iÅŸ, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için hizmet içi eÄŸitilmelere katılmalarını saÄŸlar.
Memurların görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 11
(a) Müdürlükteki tüm iÅŸ ve iÅŸlemlerden müdüre karşı sorumludur.
(b) Amirlerin verdiÄŸi görevleri ilgili yasalar çerçevesinde uygularlar.
BaÅŸkan Asistanı görev, yetki ve sorumluluÄŸu
MADDE 12
(a) Başkan Asistanı, işlerini plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlar.
(b) BaÅŸkan Asistanı, bürosundaki personele iÅŸ dağıtımı yaparak sonuçlarını izler. Kontrol eder ve personeli denetler.
(c) MüdürlüÄŸe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
(ç) Müdür, evrakları gereÄŸi için ilgili personele havale eder.
(d) MüdürlüÄŸe gelen giden evrakların, dosyaların ve diÄŸer belgelerin kayıt havale dosyalama iÅŸlemlerini yürütür.
(e) MüdürlüÄŸe ait genelge yönetmelik ve kararları personele tebliÄŸ eder.
(f) MüdürlüÄŸün iÅŸlerinin yürütülebilmesi için gerekli olan bütçenin hazırlanması personelin özlük hakları yazışmaları, tahakkuk iÅŸleri, demirbaşındaki malzemelerin kayıtlarını tutar. Yılsonunda döküm hazırlar.
(g) Kurum içi ve dışı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını saÄŸlar, gerektiÄŸinde bu hususta iÅŸlem yapar.
(ÄŸ) MüdürlüÄŸe gelen telefonlara kurum kimliÄŸine uygun olarak cevap verir.
(h) BaÅŸkanın ve MüdürlüÄŸün yazışmalarını, gelen ve giden evrakların takibini arÅŸivlenmesini, sekreterlik görevini müdüre baÄŸlı olarak yapar.
Koruma ve Åžoförlerin görev yetki ve sorumlulukları
MADDE 13 - Belediye BaÅŸkanının ÅŸehir içi - ÅŸehir dışı ulaşımını ve Belediye içinde ve dışında güvenlik ile ilgili konularda karşılaşılabilecek her türlü tedbiri alır ve uygular.
Santralin görev yetki ve sorumlulukları
MADDE-14-
(a)Santral sorumlusu, üstlerinden aldığı görevleri yerine getirir.
(b)Belediye’ye gelen telefon trafiÄŸinin yönlendirilmesini saÄŸlar.
(c)Kurumlar arası görüÅŸmeleri ilgili müdürlük ve sorumlu kiÅŸilere aktarılmasının yapılarak görüÅŸmelerini saÄŸlar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin Ä°crası
Görevin planlanması
MADDE 15 - Özel Kalem MüdürlüÄŸündeki iÅŸ ve iÅŸlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.
Görevin yürütülmesi
MADDE 16 - Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doÄŸrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
BEŞİNCÄ° BÖLÜM
Ä°ÅŸbirliÄŸi ve Koordinasyon
Müdürlük birimleri arasında iÅŸbirliÄŸi
MADDE 17
(a) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki iÅŸbirliÄŸi ve koordinasyon, Müdür tarafından saÄŸlanır.
DiÄŸer kurum ve kuruluÅŸlarla koordinasyon
MADDE 18
(a) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.
(b) MüdürlüÄŸün Belediye dışı özel ve tüzel kiÅŸiler, Valilik, BüyükÅŸehir Belediyesi, Kamu Kurum ve KuruluÅŸları ve diÄŸer ÅŸahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve BaÅŸkan Yardımcısının parafı Belediye BaÅŸkanının veya yetki verdiÄŸi BaÅŸkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla Ä°lgili Ä°ÅŸlemler ve ArÅŸivleme
Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem
MADDE 19 - Gelen ve giden evrakların kayıt ve havale iÅŸlemleri elektronik ortamda yapılır. Müdür evrakı ilgili personele havale eder. Personel evrakın gereÄŸini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
ArÅŸivleme ve dosyalama
MADDE 20
(a) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
(b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
(c) ArÅŸivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiÄŸi zaman çıkarılmasından arÅŸiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.
YEDÄ°NCÄ° BÖLÜM
Denetim
Denetim, personel sicil ve disiplin hükümleri
MADDE 21
(a) Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
(b) Müdür 1. Sicil amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını verir.
(c) Müdür 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doÄŸrultusunda iÅŸlemleri yürütür.
(ç) Müdürlük personelinin çalışmalarını düzenlemek, personelin izin planlarını yaparak izinlerin kullanılmasını saÄŸlamak. Rapor, doÄŸum, ölüm vb. konularda yazışmaları takip ve kontrol etmek.
SEKÄ°ZÄ°NCÄ° BÖLÜM
ÇeÅŸitli ve Son Hükümler
ÇeÅŸitli hükümler
MADDE 22
(a) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereÄŸi yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eÅŸyaları bir çizelgeye baÄŸlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma iÅŸlemleri yapılmaz.
(b) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diÄŸer eÅŸyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.
Yürürlükten kaldırılan yönetmelik
MADDE 23 - Bu yönetmeliÄŸin yürürlüÄŸe girmesiyle birlikte, daha önce yürürlükte olan Özel Kalem MüdürlüÄŸü Görev ve Çalışma YönetmeliÄŸi yürürlükten kaldırılmıştır.
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 24 - Ä°ÅŸbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 25 - Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü tarihinde yürürlüÄŸe girer.
Yürütme
MADDE 26 - Bu yönetmelik hükümlerini Belediye BaÅŸkanı yürütür.
