GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, İlke ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- ( 1 ) Bu yönetmeliğim amacı, Mustafakemalpaşa Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün Kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektedir.

Kapsam

MADDE 2- ( 1 ) Bu yönetmelik, Mustafakemalpaşa Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün çalışma usul ve esasları ile görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar. 

Dayanak

MADDE 3- ( 1 )  Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- ( 1 ) Bu yönetmelikte:
a )  Bakanlık: Mustafakemalpaşa Belediye Başkanlığını,
b )  Belediye: Mustafakemalpaşa Belediyesini,
c )  Meclis: Mustafakemalpaşa Belediye Meclisini,
ç )  Belediye Başkanı: Mustafakemalpaşa Belediye Başkanını,
d )  Müdür: Destek Hizmetleri Müdürünü,
e )  Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,
f )  Personel: Destek Hizmetleri Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade eder.

Teşkilat Yapısı 

MADDE 5- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanı’nın mevzuatla belirlenen görev ve yetkilerinin kullanılması için gerekli çalışmalar yapmakla beraber, merkez ve diğer hizmet binalarının; güvenliğinin sağlanması, bakım onarım işlerinin yapılması, elektrik-ısınma ve iletişim hizmetlerinde devamlılığın sağlanması, birim müdürlüklerinin isteği doğrultusunda mal ve hizmet satın alınması, ihale işlemlerinin yapılması, yürütmek amacıyla oluşturulmuş bir müdürlüktür.Bu çalışmalar aşağıdaki personel eliyle yürütülür:

a ) Destek Hizmetleri Müdürü
b ) Şef
c ) İş Atölyeleri
d ) Şantiyeler
e ) Satın Alma Birimi
f ) Bilgi İşlem Birimi
g ) Merkez Büro tarafından yapılabilir.

İKİNCİ BÖLÜM 
Çalışma Esasları

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 6-

a) Belediye Birimlerinin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri istenilen zaman ve şekilde temin etmek, ortak ihtiyaçlarda koordineyi sağlayarak talepleri karşılamak.

b) Kurum faaliyetlerinin yürütülebilmesi için gerekli her türlü demirbaş eşya, büro makinesi, mobilya ve mefruşat, basılı kağıt ve kırtasiye ile belediyenin ihtiyacı olan yedek parça, hammadde, yarı mamul v.b. diğer malzemelerin onaylanan iş planları uyarınca istenilen özelliklerde ve asgari maliyetle zamanında temini, kayda alınması ve ilgili birimlere ulaştırılması çalışmalarını kontrol etmek, belediye ile dış birimleri arasındaki dahili ve diğer kuruluşlarla olan harici haberleşmesinin etkinlikle yürütülebilmesi için gerekli haberleşme organizasyonunu gerçekleştirmek ve devamını sağlamak.
c) Araçların bakım-onarım hizmetlerinin zamanında gerçekleştirilmesi için standartlara uygun satın alınan yedek parça ve malzemeleri muayene ederek teslim almak, taşınır işlemlerini bilgisayar ortamında olmasını, araçların sigorta işlemleri ve periyodik bakımlarının yapılmasını sağlamak.
d) Yıl sonu maliyet çalışması yaparak, ekonomik ömürleri dolmuş araçların 237 sayılı taşıtlar kanununa göre kayıttan düşürülmesi işlemlerini yürütmek.
e) Belediyenin terkin ve diğer yollarla hurdaya ayrılan malzemelerini toplayarak muhafaza etmek ve satış işlemine hazır hale getirilmesini sağlamak.
f) Birime kurum içi ve kurum dışından gelen evrakların, dilekçelerin kayıt, dosyalama, arşivleme ve yazışma işlemlerinin yapılmasını sağlamak.
g) Belediye ‘ye ait iş ve tesislerde her türlü kaynak işleri ve elektrik tesisat işlerini yapmak veya yaptırmak.
ğ) Resmi tören, anma ve sosyal etkinliklerde tören alanlarının düzenlenmesi.
h) Belediyemiz çeşitli etkinlik ve organizasyonlarında platform kurulması ve gerekli malzemenin teminini sağlamak.
I) Sinevizyon sistemi ve ses tesisatının kurulmasını sağlamak.
i) Araç havuzunun idaresi, personel servislerinin yönetilmesi, şoförlerin koordine edilmesi.
j) İç ve dış araç taleplerinin karşılanması.
k) Kalite Yönetim Sistemi içerisinde sorumluluğu altında bulunan dokümanları hazırlamak/hazırlatmak ve uygulamasını sağlamak.
l) Belediyemizin mücavir alan sınırları içerisinde her türlü korkuluk, metal boyanması işlemlerini gerçekleştirmek.
m) Sinyalizasyon sistemlerinin bakım-onarım ve tamiratlarının yapılmasını sağlamak, ilgili kurum ve kuruluşlarla irtibatı sağlamak, arızaları bildirmek.
n) Belediyemiz hizmetlerinin aksamaması için birimlerin ısınma, aydınlatma ve haberleşme sistem onarımlarını yapmak ve yaptırmaktan sorumludur.

ÜÇÜNÇÜ BÖLÜM
Görev, Yetki, Çalışma ve Esasları

Şefin Görevleri

MADDE 7-

7.1. Birimde yapılan işlemleri kontrol ederek büro personellerine yardımcı olmak.
7.2. Müdürlüğün görevlerini, mevzuat ve müdürden alacağı emir ve yetkiler çerçevesinde yapmak.
7.3. Yapılan iş ve işlemlerin yasalara uygun olarak yapılmasını sağlamak.
7.4. Müdürün olmadığı zamanlarda müdürün görevlerini yerine getirmek.
7.5. Müdürlükle ilgili her türlü istatistiki bilgiyi toplamak ve raporlamak.

İş Atölyelerinin Görevleri 

MADDE 8 –

8.1. Günlük yapılacak çalışmalar için görevlendirilecek Araç iş programına göre sevk etmek.
8.2. Destek Hizmetleri Müdürlüğünce ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak.
8.3. Belediyenin terkin ve diğer yollarla hurdaya ayrılan malzemelerini toplayarak muhafaza etmek ve satış işlemine hazır hale getirilmesini sağlamak.
8.4. Araç ve İş Makinelerinin tamir ve bakım işlerinin takibini yapmak, tamir ve bakım için alınan yedek parçaların takibini yapmak.
8.5. Resmi tören, anma ve sosyal etkinliklerde tören alanlarının düzenlenmesi.
8.6. Belediyemiz çeşitli etkinlik ve organizasyonlarında platform kurulması ve gerekli malzemenin teminini sağlamak.
8.7. Sinevizyon sistemi ve ses tesisatının kurulmasını sağlamak.
8.8. Araç havuzunun idaresi, personel servislerinin yönetilmesi, şoförlerin koordine edilmesi.
8.9. İç ve dış araç taleplerinin karşılanması.
8.10. Belediyemiz mücavir alan sınırları içerinde her türlü korkuluk, metal kapıların boyanması işlemlerini gerçekleştirmek.
8.11. Belediye bünyesindeki kurum ve işletmelerdeki elektrik arızlarının tespiti ve giderilmesi.
8.12. Sinyalizasyon sistemlerinin bakım-onarım ve tamiratlarının yapılması.
8.13. Özel gün ve gecelerde, milli bayramlarda ses tertibat temini ve hazırlanması.
8.14. İlçedeki kavşaklarda trafik lambaları bakımı, arıza tespiti ve giderilmesi.

Satın Alma Biriminin Görevleri

Madde 9 - 

9.1 Belediye birimlerinin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri istenilen zaman şekilde temin etmek, ortak ihtiyaçlarda koordineyi sağlayarak talepleri karşılamak.
9.2 Kurum faaliyetlerinin yürütülebilmesi için gerekli her türlü demirbaş eşya, büro makinesi, mobilya ve mefruşat, basılı kağıt ve kırtasiye ile belediyenin ihtiyacı olan yedek parça, hammadde, yarı mamul v.b. diğer malzemelerin onaylanan iş planları uyarınca istenilen özelliklerde ve asgari maliyetle zamanında temini, kayda alınması ve ilgili birimlere ulaştırılması çalışmalarını kontrol etmek, belediye ile dış birimleri arasındaki dâhili ve diğer kuruluşlarla olan harici haberleşmesinin etkinlikle yürütülebilmesi için gerekli haberleşme organizasyonunu gerçekleştirmek ve devamını sağlamak.
9.3.Kalite Yönetim Sistemi içerisinde sorumluluğu altında bulunan dokümanları hazırlamak/hazırlatmak ve uygulamasını sağlamak.
9.4. Belediyemiz birimlerince temin edilen malzemelerin sözleşme ve evraklarının hazırlanmasını takip etmek.
9.5. Taşınır malların bakım, onarım, akaryakıt, yedek parçalarının satın alınması ve takibi.
9.6. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 Kamu İhaleleri Sözleşme konu ile ikincil ve üçüncül mevzuat hükümlerine göre müdürlüğümüzün ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri temin etmek.
9.7. 5018 Sayılı Kanunun 60. Maddesine istinaden diğer harcama birimlerine ait olan ve üst yönetici tarafından onay verilen mal ve hizmet alımlarına ilişkin piyasa araştırması yapmak.
9.8. Diğer harcama birimlerinin ihtiyaç duydukları mal ve hizmetler ile yapım işlerine ilişkin olan müdürlüğümüze gönderilen ihale dosyalarının ilan aşamasında sözleşmelerin sonuçlanmasına kadar ihale iş ve işlemleri yapmak.
9.9 Tüm birimlerimizin ihtiyaç duyduğu kırtasiye malzemesi, fotokopi tonerleri, yazıcı kartuşları, temizlik malzemeleri v.b. diğer tüketim malzemelerini taşınır mal ambarında stoklamak ve hizmetlerine sunmak.
9.10. Çok sık değişen ihale mevzuatını takip edip değişiklerin uygulanmasını denetlemek.
9.11. Müdürlüklerde hazırlanan ihale dokümanlarını ( şartname dosyaları ) incelemek, mevzuata uygun hale getirilmesini denetlemek ve sağlamak.
9.12. Tüm Müdürlüklere teknik destek sağlamak, gerektiğinde ihale dokümanları dosyası hazırlanmasına destek olmak.

Merkez Büronun Görevleri

MADDE 10 -

10.1. Yüklenici tarafından yapılacak işlerde malzeme alımı, teklif, onay, keşif, hak ediş hazırlamak.
10.2. Başkanlık tarafından istenen periyodik ve yıllık Faaliyet Raporlarını Müdürlükçe yapılan çalışmalar ve belirlenen direktifler doğrultusunda hazırlamak.
10.3 Personel ile ilgili aylık puantajların düzenlenmesi ve takibi.
10.4 İşçi yıllık izin formlarının düzenlenmesi.
10.5. Hizmet araçlarının yıllık periyodik fenni muayenelerinin yapılmasını sağlamak.
10.6. Hizmet araçları ile iş makinelerinin yapılması zorunlu olan trafik sigortalarının yapılmasını sağlamak.
10.7. Hizmet araçlarının yapılması zorunlu olan eksoz emisyon ölçümlerinin yapılmasını sağlamak.
10.8. Destek Hizmetleri Müdürlüğüne gelen evrakların kayıtlarını yapmak, cevaplanması gerekenlere ilgili yazılarını yazmak, Destek Hizmetleri Müdürlüğünce İlçe içi ve İlçe dışına yazılması gereken yazıları yazmak, evrak kayıtlarını tutmak, arşivlemek.
10.9. Hizmet araçları ve iş makinelerinin aylık akaryakıt tüketimlerinin kayıtlarını tutmak.
10.10. Hizmet aracı ve iş makinelerinin yıllık bakım onarım maliyet cetvellerini tutmak.
10.11. Aynı zamanda Destek Hizmetleri Müdürlüğü mutemedi olarak görevli olduğu için gerekli olabilecek dış görevlere, mal alımları v.b. harcamaların karşılanabilmesi için gerekli olan avansların çekilmesi, görev sonunda yapılan harcamaların belgelenerek avansın mahsup işleminin yapılması.
10.12. Araçların bakım-onarım hizmetlerinin zamanında gerçekleştirilmesi için standartlara uygun satın alınan yedek parça ve malzemeleri muayene ederek teslim almak, ambar giriş çıkışını bilgisayar ortamında yapmak, araçların sigorta işlemleri ve periyodik bakımlarının yapılmasını sağlamak.
10.12. Yılsonunda maliyet çalışması yaparak, ekonomik ömürleri dolmuş araçların 237 sayılı taşıtlar kanununa göre kayıttan düşürülmesi işlemlerini yürütmek.

Bilgi İşlem Biriminin Görevleri 

MADDE 11-

11.1.     Belediyemizin bilgisayar kullanan diğer birimlerine program desteği vermek  ayrıca kurum için yeni programlar geliştirmek ve derlemek. Bilgisayar arızalarına çözüm bulmak
11.2. Bilgisayarla yapılabilecek işlerin teknik alt yapısını hazırlamak, sistem analizi yapmak
11.3. Ofis ve otomasyon programlarının işletilmesine yardımcı olmak 
11.4. İnternet web sitesinin oluşturulmasını organize etmek 
11.5. İnternet abonelik işlemlerini yürütmek.. 
11.6. Bilgisayar yatırımlarının fizibıl olmasını sağlamak 
11.7. Yerel ağ sistemini organize etmek ve güvenliğini sağlamak 
11.8. Belediyenin çalışmalarını video ortamında kaydetmek ve arşivlemek 
11.9. Web Tabanlı Hizmetler 
11.10. Bilgi Sistem Hizmetleri 
11.11. Bilgisayar Eğitimleri 
11.12. Otomasyon Hizmetleri 
11.13. Geniş Alan Ağı (WAN) ve Güvenliği
11.14.  Arızacılık ve Destek Hizmetleri
11.15. Diğer İdari İşlemler
11.16. Güvenlik kodu uygulaması
11.17. İnternet erişiminde güvenlik önlemleri
11.18. Online kayıt sistemi
11.19. Bilgisayar altyapısının Yenilenmesi
11.20. Yeni ağ sistemi kurulması
11.21. Meclis toplantılarının video kamerayla kaydedilmesi ve tarihe göre CD ortamında arşivlenmesi.
11.22. Video çekimi
11.23. Belediyemizde kullanılmak üzere program yazımı ve analizini sağlamak.
11.24. Belediye yönetişim sistemi programının verimli güvenli hızlı çalışmasını ve doğabilecek arızaların giderilmesini gerek yazılımsal, gerek donanımsal olarak sağlamak.
11.25. Belediye yönetişim sistemi programında çıkabilecek olan problemleri sözleşmeli firmaya bildirmek ve takibatını gerçekleştirmek.
11.26. Kurum WAN ve LAN İnternet ve lan protokollerinin veri güvenliğini ve akışını sağlamak.
11.27. Kurum içerisindeki gerek uzak Network gerekse Local Network'lerin bakımı periyodik olarak bakımını ve hızlı olarak çalışmasını sağlamak.
11.28. Kullanıcı tabanları veri silinmelerinde kayıp olan verileri geri getirmek.  

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli Son Hükümler

MADDE 12- Bu yönetmelik, Mustafakemalpaşa Belediye Meclisi’nce kabulü ve yayımı ile yürürlüğe girer,
Madde 13- Bu yönetmelik hükümlerini, Belediye Başkanı Yürütür.